Informativa relativa ai nostri webinar

Indice

1. Introduzione
2. Titolare del trattamento e dati di contatto
3. Categorie di dati
4. Finalità e basi giuridiche
   1. Lei si registra a un webinar
   2. Lei partecipa al webinar
   3. Le rilasciamo un attestato di partecipazione
   4. Le chiediamo un feedback
   5. La contattiamo telefonicamente in merito ai nostri prodotti e servizi
   6. La informiamo via e-mail sui nostri prodotti e servizi
   7. Analizziamo i nostri webinar
5. Fonti dei dati
6. Necessità dei dati
7. Decisioni automatizzate
8. Destinatari dei dati
9. Trasferimenti internazionali
10. Periodo di conservazione
11. Diritti degli interessati
12. Diritto di reclamo
13. Modifiche

1. Introduzione

La presente informativa Le illustra come vengono trattati i Suoi dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (“GDPR”) quando Lei

1. si registra a uno dei nostri webinar,
2. partecipa a un webinar, oppure
3. viene da noi contattato dopo il webinar.

2. Titolare del trattamento e dati di contatto

Il titolare del trattamento dei dati è:

onboard Srl
Via Dr. J. Köllensperger 10/b
39011 Lana (BZ)
Alto Adige / Italia
E-mail: [email protected]

Il nostro responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è raggiungibile all’indirizzo [email protected].

3. Categorie di dati

Raccogliamo le seguenti categorie di dati personali per le finalità indicate di seguito:

“Dati anagrafici”: il Suo nome e cognome.

“Dati di contatto”: il Suo indirizzo e-mail e, se lo riceviamo o lo reperiamo (cfr. punto 4.5), il Suo numero di telefono aziendale.

“Dati professionali”: eventuali dati personali relativi al Suo ruolo professionale, come l’azienda per cui lavora o la Sua funzione, nella misura in cui risultino dal Suo indirizzo e-mail, dalle informazioni da Lei fornite o da fonti accessibili al pubblico.

“Dati di comunicazione”: dati personali derivanti dalla Sua comunicazione con noi, come domande e commenti che Lei invia in fase di registrazione, nella chat, tramite la funzione di domande e risposte (Q&A) o nei sondaggi durante il webinar, il contenuto delle conversazioni telefoniche e l’ora della comunicazione.

“Dati di partecipazione”: dati relativi alla Sua registrazione e partecipazione, come l’ora della registrazione, l’ora di ingresso e di uscita, la durata della partecipazione e le Sue risposte ai sondaggi durante il webinar.

“Dati di log”: dati tecnici che Zoom rileva durante la Sua partecipazione, come indirizzo IP, tipo di dispositivo, sistema operativo, browser, qualità della connessione e ora di accesso.

4. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali nei seguenti casi:

4.1 Lei si registra a un webinar

Quando Lei si registra a un webinar tramite il modulo di registrazione di Zoom, trattiamo i Suoi dati anagrafici, dati di contatto, dati professionali e dati di partecipazione per gestire la Sua registrazione, inviarLe il link di accesso e i promemoria e preparare il webinar. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a svolgere i nostri webinar quali eventi informativi e di marketing (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Se il modulo di registrazione consente di inserire ulteriori dati (ad es. “Domande e commenti”), trattiamo i dati di comunicazione ivi contenuti per tenerne debitamente conto. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a dare adeguato riscontro alle Sue comunicazioni, ad es. per rispondere a eventuali domande (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). La preghiamo di non inserire in alcun campo dati di terzi o categorie particolari di dati personali (ad es. dati relativi alla salute).

Il modulo di registrazione è messo a disposizione da Zoom ed è protetto da Google reCAPTCHA contro le registrazioni automatizzate. Tale trattamento è effettuato da Zoom in qualità di titolare autonomo del trattamento (cfr. punto 8).

4.2 Lei partecipa al webinar

Durante il webinar trattiamo i Suoi dati anagrafici, dati di partecipazione, dati di comunicazione e dati di log per svolgere il webinar, rispondere alle Sue domande, analizzare i sondaggi e garantire la stabilità tecnica e la sicurezza della trasmissione. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a svolgere i nostri webinar e a garantire una trasmissione sicura e senza interruzioni (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

4.3 Le rilasciamo un attestato di partecipazione

Dopo il webinar, sulla base dei Suoi dati anagrafici e dati di partecipazione, Le rilasciamo eventualmente un attestato di partecipazione e Glielo inviamo via e-mail. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a fornire ai partecipanti una prova della loro partecipazione (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

4.4 Le chiediamo un feedback

Dopo il webinar Le inviamo eventualmente un invito a partecipare a un sondaggio di feedback. A tal fine trattiamo i Suoi dati di contatto e, se partecipa, le Sue risposte, allo scopo di migliorare i nostri webinar.

La base giuridica è il nostro legittimo interesse a garantire la qualità dei nostri eventi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). La partecipazione al sondaggio è facoltativa.

4.5 La contattiamo telefonicamente in merito ai nostri prodotti e servizi

Dopo il webinar potremmo contattarLa telefonicamente per informarLa sui nostri prodotti e servizi nel settore dei software HR e rispondere alle Sue domande in merito. A tal fine trattiamo i Suoi dati anagrafici, dati di contatto, dati professionali, dati di partecipazione (in particolare l’informazione relativa al webinar a cui ha partecipato) e dati di comunicazione. La base giuridica è il nostro legittimo interesse al marketing diretto nei confronti di persone che, partecipando al webinar, hanno manifestato interesse per i nostri temi, nonché – nel caso di clienti e delle persone che operano per loro conto – a curare il rapporto commerciale (art. 6, par. 1, lett. f GDPR; art. 130, comma 3, del Codice in materia di protezione dei dati personali, D.Lgs. 196/2003).

Poiché in fase di registrazione Lei non indica alcun numero di telefono, utilizziamo il numero di telefono aziendale di cui disponiamo nell’ambito di un rapporto commerciale esistente con la Sua azienda, oppure reperiamo il Suo numero di telefono aziendale o quello della Sua azienda da fonti accessibili al pubblico, in particolare dal sito web della Sua azienda o da social network professionali (ad es. LinkedIn). Non raccogliamo numeri di telefono privati.

Lei può opporsi in qualsiasi momento ai contatti telefonici, anche direttamente nel corso della telefonata (cfr. punto 11). L’opposizione non pregiudica la Sua partecipazione al webinar.

4.6 La informiamo via e-mail sui nostri prodotti e servizi

Se Lei è cliente di onboard o opera per conto di un cliente di onboard, Le inviamo eventualmente via e-mail informazioni sui nostri prodotti e servizi connessi a quelli che ha già acquistato. A tal fine trattiamo i Suoi dati anagrafici, dati di contatto, dati professionali e dati di partecipazione. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a curare il rapporto commerciale e al marketing diretto (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Lei può opporsi a tale trattamento in qualsiasi momento, ad es. tramite l’apposito link di cancellazione presente in ogni e-mail.

In tutti gli altri casi Le inviamo informazioni sui prodotti via e-mail solo se vi ha espressamente acconsentito in fase di registrazione o successivamente. In tal caso la base giuridica è il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR; art. 130, commi 1 e 2, del Codice in materia di protezione dei dati personali), che può revocare in qualsiasi momento con effetto per il futuro, ad es. tramite il link di cancellazione presente in ogni e-mail.

4.7 Analizziamo i nostri webinar

Analizziamo i dati di partecipazione in forma aggregata (ad es. numero di registrazioni e di partecipanti, durata media della partecipazione, risultati dei sondaggi) per pianificare e migliorare i nostri webinar. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a sviluppare la nostra offerta di eventi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

5. Fonti dei dati

I Suoi dati anagrafici, dati di contatto e dati di comunicazione sono raccolti direttamente presso di Lei quando si registra e partecipa al webinar. I dati di partecipazione e i dati di log sono generati dalla piattaforma Zoom durante la Sua partecipazione.

Il Suo numero di telefono aziendale e i Suoi dati professionali, se non ce li comunica direttamente, provengono da un rapporto commerciale esistente con la Sua azienda o da fonti accessibili al pubblico (ad es. sito web della Sua azienda, social network professionali come LinkedIn); cfr. punto 4.5.

Se è il Suo datore di lavoro a iscriverLa a un webinar, riceviamo i Suoi dati anagrafici e dati di contatto dal Suo datore di lavoro.

6. Necessità dei dati

Il conferimento dei Suoi dati personali non è obbligatorio né per legge né per contratto. I Suoi dati anagrafici e il Suo indirizzo e-mail sono tuttavia necessari per la registrazione e per l’invio del link di accesso. Senza tali dati non è possibile partecipare al webinar. Tutti gli altri dati (ad es. domande, commenti, risposte ai sondaggi, feedback, consenso a ricevere informazioni sui prodotti via e-mail) sono facoltativi.

7. Decisioni automatizzate

Non ha luogo alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

8. Destinatari dei dati

Se e nella misura in cui ciò sia necessario per una delle finalità sopra indicate, le seguenti categorie di destinatari potranno venire a conoscenza dei Suoi dati:

1. relatori e relatrici del webinar;
2. Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd., Suite 600, San José, CA 95113, USA (“Zoom”), che mette a disposizione, in qualità di responsabile del trattamento, la piattaforma per webinar, compresi il modulo di registrazione, le e-mail di conferma e di promemoria, la chat, la funzione Q&A e i sondaggi. Abbiamo concluso con Zoom un accordo sul trattamento dei dati. Per determinate finalità proprie, tassativamente definite (ad es. fatturazione, sicurezza e prevenzione degli abusi, compreso Google reCAPTCHA, adempimento di obblighi di legge), Zoom tratta i dati dell’account, i dati diagnostici e i dati di log in qualità di titolare autonomo del trattamento. Maggiori informazioni sono disponibili nell’informativa privacy di Zoom all’indirizzo https://www.zoom.com/it/trust/privacy/;
3. altri fornitori di servizi che ricevono i dati personali in qualità di responsabili del trattamento (ad es. fornitori di servizi IT per l’invio di e-mail, il CRM e la telefonia).

9. Trasferimenti internazionali

Con l’utilizzo di Zoom, i dati personali vengono trasferiti negli Stati Uniti e ivi conservati. La trasmissione del webinar in sé (audio, video, condivisione dello schermo) avviene tramite i data center di Zoom situati nello Spazio economico europeo. Zoom conserva negli Stati Uniti i dati di registrazione, di partecipazione, dell’account, diagnostici e di log.

Zoom è certificata ai sensi dell’EU-US Data Privacy Framework, per il quale esiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea. Abbiamo inoltre concordato con Zoom le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea (modulo 2). Per ulteriori informazioni La preghiamo di contattarci (cfr. dati di contatto al punto 2).

10. Periodo di conservazione

Conserviamo i Suoi dati personali per il tempo necessario a raggiungere la rispettiva finalità. Il periodo massimo di conservazione dipende dai seguenti criteri:

1. durata della preparazione, dello svolgimento e del follow-up del webinar;
2. durata del contatto commerciale derivante dal webinar, ovvero fino alla Sua opposizione o alla revoca del Suo consenso, che può esercitare in qualsiasi momento;
3. termini di prescrizione per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (artt. 2946 e 2947 c.c.).

11. Diritti degli interessati

In qualità di interessato, Lei ha i seguenti diritti:

• diritto di accesso (art. 15 GDPR);
• diritto di rettifica (art. 16 GDPR);
• diritto alla cancellazione/all’oblio (art. 17 GDPR);
• diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR);
• diritto di opposizione (art. 21 GDPR);
• diritto di revocare il consenso (art. 7, par. 3, GDPR), cfr. punto 4.

Con riferimento al diritto di opposizione (art. 21 GDPR), La preghiamo di notare quanto segue: se i Suoi dati sono trattati sulla base di legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), Lei ha il diritto di opporsi al trattamento in qualsiasi momento per motivi connessi alla Sua situazione particolare. In tal caso non tratteremo più i Suoi dati, salvo che (a) dimostriamo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertà, oppure (b) il trattamento sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Se i Suoi dati sono trattati per finalità di marketing diretto – per telefono o via e-mail –, Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, senza indicarne i motivi, al trattamento dei Suoi dati per tali finalità. In tal caso i Suoi dati non saranno più trattati per tali finalità.

Per esercitare tali diritti, La preghiamo di contattarci (cfr. dati di contatto al punto 2).

12. Diritto di reclamo

Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali violi il GDPR, Lei ha il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, in cui lavora oppure in cui si è verificata la presunta violazione (art. 77 GDPR). In Italia l’autorità competente è il Garante per la protezione dei dati personali (GPDP), con sede a Roma.

13. Modifiche

Possiamo modificare la presente informativa in qualsiasi momento.

Versione: 14.10.2026